La protection des données personnelles et le respect de la vie privée constituent des facteurs de confiance. Cette confiance est un enjeu majeur pour VOCALCOM afin de nous permettre de bâtir des relations fortes et durables avec tous nos interlocuteurs.
La présente politique (ci-après « Politique ») relative à la confidentialité des données a pour objet d'informer les visiteurs et les utilisateurs (ci-après « Vous ») du site internet www.vocalcom.ai et de tous les autres sites internet de VOCALCOM (.com, .es, .tn, etc.) (ci-après ensemble, le « Site internet ») sur les modalités selon lesquelles VOCALCOM, société par actions simplifiée ayant son siège social Tour Eqho, 2 Av. Gambetta, 92400 Courbevoie, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 401 973 631 (ci-après « VOCALCOM » ou « Nous ») procède à la collecte, au traitement et à la protection de vos données personnelles (ci-après les « Données Personnelles » ou les « Données ») et sur les droits dont vous disposez à cet égard.
Ce document n'a pas pour ambition d'être exhaustif mais uniquement de permettre aux clients, aux candidats et aux visiteurs, et le cas échéant aux salariés du client, d'être en possession des informations essentielles relatives à la politique de gestion des données à caractère personnel de Vocalcom.
Préambule
VOCALCOM s'engage à respecter le caractère confidentiel des informations personnelles que Vous avez fournies, notamment dans le strict respect de toutes lois et réglementations relatives à la protection des données applicables, y compris les lois nationales de protection des données en vigueur en France, ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Les produits et services de VOCALCOM sont destinés à des clients professionnels et non à des utilisateurs non professionnels et/ou particuliers. Par conséquent, VOCALCOM s'engage à ne traiter les données personnelles des utilisateurs que dans un cadre professionnel : les demandes formulées par des utilisateurs particuliers et non professionnels, par quelque moyen que ce soit, ne seront pas traitées. Par exception, la disposition précédente ne s'applique pas à la gestion des candidatures aux offres d'emploi de VOCALCOM.
1. Qu'est-ce qu'une « Donnée Personnelle » ?
Une Donnée Personnelle désigne toute information ou ensemble d'informations permettant de Vous identifier directement (ex. : vos nom, prénom, adresse e-mail, adresse postale, etc.) ou indirectement (ex. : au moyen de données pseudonymisées telles qu'un numéro d'identification unique, etc.). Les identifiants uniques peuvent également être considérés comme des Données Personnelles comme, par exemple, l'adresse IP de votre ordinateur.
Les traitements de données à caractère personnel sont soumis à un cadre légal et réglementaire spécifique, constitué pour la France essentiellement par le RGPD et la loi dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978.
2. Qui sont les responsables de traitement chargés de protéger vos Données Personnelles ?
Un responsable du traitement est une entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos Données Personnelles et qui est responsable envers Vous du respect de la réglementation applicable sur la protection des données personnelles.
S'agissant de la gestion du Site internet, des communications marketing et du traitement des candidatures relatives à ses propres offres d'emploi, VOCALCOM est le responsable du traitement.
VOCALCOM a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) qui sera votre contact pour toute question relative au traitement de vos Données. Vous pouvez le joindre :
- par e-mail à l'adresse suivante : dpo@vocalcom.com
- par courrier à VOCALCOM – DPO – Département Juridique – Tour Eqho, 2 Av. Gambetta, 92400 Courbevoie, France.
3. Quelles Données Personnelles, comment et pourquoi ?
Nous collectons vos Données Personnelles selon les modalités et pour les finalités suivantes.
La collecte peut se faire directement auprès de vous de façon active (vous nous confiez directement vos Données Personnelles), par exemple lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou de candidature, ou bien de façon passive via des technologies comme les cookies et autres traceurs, pour lesquels votre consentement est requis lorsqu'ils ne sont pas strictement nécessaires au bon fonctionnement du site. Vous pouvez à tout moment modifier vos choix via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page.
La collecte de vos données repose nécessairement sur l'une des bases légales énoncées par la réglementation. Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous disposez du droit de retirer ce dernier à tout moment en vous adressant au DPO aux adresses mentionnées ci-dessus.
3.1 Lorsque vous êtes client / prospect de Vocalcom
| Catégories de données à caractère personnel traitées | Finalités du traitement | Principales bases légales permettant le traitement |
|---|---|---|
|
| Exécution d'un contrat auquel vous êtes partie (article 6-1.b du RGPD) |
| Exécution d'une obligation légale (article 6-1.c du RGPD) | |
| Notre intérêt légitime (article 6-1.f du RGPD) | |
| Votre consentement (article 6-1.a du RGPD) |
3.2 Lorsque vous êtes candidat chez Vocalcom
| Catégories de données à caractère personnel traitées | Finalités du traitement | Principales bases légales permettant le traitement |
|---|---|---|
Données d'identification, par exemple :
Vie personnelle, par exemple :
Vie professionnelle, par exemple :
|
| Mesures précontractuelles (article 6-1.b du RGPD) |
| Exécution d'une obligation légale (article 6-1.c du RGPD) | |
| Notre intérêt légitime (article 6-1.f du RGPD) | |
| Votre consentement (article 6-1.a du RGPD) |
Pour les candidats aux processus de recrutement de Vocalcom qui ont été intermédiés par des tiers, nos partenaires dans le processus de recrutement et de sélection, nous vous rappelons que vous pouvez exercer vos droits directement auprès de ces tiers conformément à leur politique de protection des données.
4. Avec qui les Données Personnelles sont-elles partagées ?
L'accès à vos données personnelles est strictement limité aux personnes habilitées de VOCALCOM et de ses filiales et à notre/nos prestataire(s) habilité(s).
Afin de traiter tout ou partie de vos données personnelles, nous faisons appel à des prestataires tiers de confiance, agissant en tant que sous-traitants selon nos instructions et pour notre compte uniquement, notamment pour :
- l'hébergement, l'exploitation ou la maintenance de nos bases de données, sites internet et applications mobiles ;
- la fourniture de services d'authentification ;
- la fourniture de services concernant notre marketing, notamment l'envoi d'offres commerciales.
Pour l'ensemble de ces partages de données, nous veillons à ne travailler qu'avec des entreprises de confiance et à sécuriser ces relations (contrats, audits, garanties et tests de sécurité…).
Nous pouvons, dans certains cas, partager certaines de vos données personnelles avec des partenaires, qui les utiliseront pour leurs propres finalités. Dans un tel cas, ces partenaires agissent en tant que responsables de traitement et leur politique de traitement de données personnelles s'applique aux données partagées. Nous nous assurons de vous demander votre consentement à ce partage lorsque la réglementation l'exige, ou à tout le moins de vous permettre de vous y opposer.
Nous sommes également susceptibles de vous offrir la possibilité d'utiliser vos données de connexion aux réseaux sociaux. Dans ce cas, vous partagez avec nous les informations de votre profil. Les données personnelles partagées dépendent de la configuration de la plateforme du réseau social. Ces réseaux sociaux appliquent leur propre politique de respect de la vie privée.
Enfin, nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles à des tiers afin de nous conformer à toute obligation légale ou décision administrative ou de justice.
5. Des Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l'Espace économique européen ?
Vos Données sont traitées en France par VOCALCOM et hébergées en France et en Angleterre par nos prestataires d'outils bureautiques. Toutefois, nous pouvons être amenés à transférer ces Données à l'une de nos filiales situées à l'étranger, ou à faire appel à certains prestataires de services situés à l'étranger, y compris en dehors de l'Espace économique européen (EEE), dans des pays dont la réglementation en matière de protection des données personnelles diffère de celle applicable au sein de l'EEE.
Néanmoins, tout transfert des Données en dehors de l'EEE s'effectuera moyennant des garanties appropriées, conformes aux réglementations applicables en matière de protection des données personnelles. VOCALCOM prend les dispositions nécessaires avec ses filiales et/ou sous-traitants et/ou partenaires pour garantir un niveau de protection adéquat de vos données, en toute conformité avec la réglementation applicable, et met en place des garanties assurant un niveau de protection de votre vie privée et de vos droits fondamentaux équivalent à celui offert par l'Union européenne (notamment par l'utilisation des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne). Sur simple demande formulée à l'adresse mentionnée dans la rubrique « Quels sont vos droits ? », nous pouvons vous fournir davantage d'informations sur ces transferts.
6. Combien de temps conservons-nous vos Données ?
Vos Données sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées et, en tout état de cause, seront détruites à l'issue de cette durée.
Les durées de conservation varient selon que nous avons une relation de nature contractuelle en cours (vous êtes un client actif), que nous avons eu avec vous par le passé une relation contractuelle (vous êtes un client inactif) ou que nous n'avons jamais eu avec vous de relation de ce type (vous êtes alors un prospect). Les données liées à votre navigation sur nos services en ligne collectées par les cookies que vous avez autorisés ont une durée de conservation spécifique.
Le tableau ci-dessous mentionne les principales durées de conservation de vos données, conformément à la législation applicable et à nos politiques internes de conservation des données.
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Gestion des clients et prospects | Conservation en base active jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact émanant de leur part. |
| Candidat non retenu | 2 ans maximum (sauf demande d'effacement) par le service des ressources humaines. |
| Données de facturation | 10 ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n'est plus cliente. |
| Gestion de la relation commerciale avec le fournisseur / prestataire / sous-traitant | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle. |
| Gestion de la facturation des fournisseurs | 10 ans. |
| Données liées à votre navigation sur nos services en ligne | 13 mois maximum. |
| Données relatives à vos usages et vos centres d'intérêt supposés | Mise à jour annuelle. |
En tout état de cause, nous révisons régulièrement les informations que nous détenons. Lorsque leur conservation n'est plus justifiée par des exigences légales, commerciales ou liées à la gestion de votre compte client, ou si vous avez fait usage d'un droit de modification ou d'effacement, nous les supprimons de façon sécurisée.
7. Comment sécurisons-nous vos Données ?
VOCALCOM protège vos données à caractère personnel en mettant en place des moyens de sécurisation physique afin de les protéger des accès non autorisés, de l'usage impropre, de la divulgation, de la perte et de la destruction.
Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés. Nous mettons en place, et exigeons de nos sous-traitants et partenaires, des mesures appropriées de sécurité et de protection des données, en phase avec les dernières technologies.
Lorsque le traitement d'une donnée personnelle implique son transfert, nous nous assurons que ce transfert s'effectue selon des conditions appropriées garantissant un niveau de protection, de sécurité et de confidentialité suffisant.
8. Quels sont vos droits ?
En application des lois et réglementations applicables en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants concernant le traitement de vos données à caractère personnel.
Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre demande au DPO de VOCALCOM, en utilisant l'un des canaux suivants :
- par e-mail à l'adresse suivante : dpo@vocalcom.com
- par courrier à VOCALCOM – DPO – Département Juridique – Tour Eqho, 2 Av. Gambetta, 92400 Courbevoie, France.
Ces droits étant purement personnels, et ne pouvant par conséquent être exercés que par la personne concernée elle-même, merci de joindre à votre demande, outre les motifs de celle-ci, une copie de votre pièce d'identité. Celle-ci ne sera pas conservée plus longtemps que le temps nécessaire à la vérification de votre identité.
8.1 Droit d'accès
L'utilisateur peut avoir accès à ses données à caractère personnel traitées par VOCALCOM. Sur demande, VOCALCOM fournira à l'utilisateur une copie de toutes ses données à caractère personnel ainsi que toutes les informations légalement requises, à savoir :
- les catégories des données personnelles collectées et traitées ;
- les finalités de leur traitement ;
- les catégories des destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou sont susceptibles d'être communiquées ;
- la durée de conservation des données à caractère personnel ;
- des informations concernant les droits de l'utilisateur à l'égard de ses données à caractère personnel.
8.2 Droit à la portabilité
Pour ceux, parmi les traitements listés à l'article 3 ci-avant, ayant pour base légale le consentement de l'utilisateur ou leur nécessité pour l'exécution d'un contrat, l'utilisateur dispose également du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel.
Ce droit se distingue du droit d'accès dans la mesure où (i) il ne concerne que les données fournies par l'utilisateur à VOCALCOM et (ii) il permet d'obtenir ces données dans un format structuré et lisible par machine.
Le droit à la portabilité ouvre en outre la possibilité que ces données soient transmises à un autre responsable de traitement, au choix de l'utilisateur, sous réserve que cela soit techniquement possible.
8.3 Droit de rectification
L'utilisateur peut demander à corriger ses données à caractère personnel si celles-ci se révèlent inexactes, incomplètes ou obsolètes.
8.4 Droit à l'effacement
L'utilisateur peut demander que ses données à caractère personnel soient supprimées dans les cas suivants :
- si ses données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
- si l'utilisateur a retiré son consentement, sous réserve que ce consentement ait été la base légale de la collecte et du traitement et qu'il n'existe pas d'autre base légale les justifiant ;
- si l'utilisateur s'est opposé à la collecte ou au traitement de ses données conformément à l'article 8.5 ci-après ;
- si le traitement de ses données est illicite ;
- si ses données doivent être supprimées pour que VOCALCOM se conforme à une obligation légale ;
- si l'utilisateur était mineur au moment de la collecte de ses données. Dans ce cas, et sous réserve que l'utilisateur soit mineur au moment de la demande, les titulaires de l'autorité parentale peuvent également formuler une demande de suppression auprès de VOCALCOM.
Si les données concernées ont été communiquées à des tiers, VOCALCOM informera ces tiers de la demande de l'utilisateur, dans la mesure du possible.
8.5 Droit d'opposition
Sous réserve d'une justification légitime tenant à la particularité de sa situation, l'utilisateur peut s'opposer à tout traitement de ses données à caractère personnel lorsque celui-ci est fondé sur la nécessité de l'exécution d'une mission d'intérêt public ou sur la poursuite de l'intérêt légitime de VOCALCOM ou d'un tiers.
L'utilisateur peut également toujours s'opposer, sans obligation de motif, au traitement de ses données à caractère personnel lorsqu'il intervient à des fins de prospection.
8.6 Droit à la limitation du traitement
L'utilisateur peut demander la limitation du traitement de ses données à caractère personnel dans les cas suivants :
- s'il conteste l'exactitude de ses données, pendant la durée nécessaire à VOCALCOM pour la vérifier ;
- si le traitement est illicite et que l'utilisateur souhaite le limiter plutôt que de demander la suppression des données ;
- si l'utilisateur souhaite que VOCALCOM conserve ses données lorsqu'elles sont nécessaires à la constatation, l'exercice ou la défense de ses droits en justice ;
- si l'utilisateur s'est opposé au traitement, pendant la période au cours de laquelle VOCALCOM vérifie si elle n'a pas d'autres motifs légitimes prépondérants pour le poursuivre.
VOCALCOM cessera alors de traiter les données concernées et les conservera pour la durée appropriée.
8.7 Droit de définir des directives relatives au sort des données après le décès
L'utilisateur peut indiquer à VOCALCOM des directives concernant les modalités de conservation, d'effacement et de communication de ses données à caractère personnel après son décès.
8.8 Droit au retrait du consentement
Pour tous les traitements, parmi ceux listés à l'article 3 ci-avant, ayant pour fondement légal le consentement de l'utilisateur, ce dernier dispose du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans avoir à s'en justifier auprès de VOCALCOM.
8.9 Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle
L'utilisateur dispose enfin du droit d'introduire une réclamation relative aux traitements mis en œuvre par VOCALCOM auprès de l'autorité de contrôle compétente.
Pour la France, cette autorité est la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Pour plus d'informations et pour la contacter : www.cnil.fr/fr/webform/adresser-une-plainte
9. Modification des informations
Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente information. Lorsque cela est nécessaire ou requis, nous vous en informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous invitons donc à la consulter lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version.